Assemblée générale : retour aux mesures exceptionnelles

La crise sanitaire a profondément bouleversé les modes de fonctionnement des entreprises et des copropriétés, imposant une adaptation rapide et substantielle du cadre juridique régissant les rassemblements. Les assemblées générales, moments clés de la vie démocratique de ces structures, se sont retrouvées au cœur de ces ajustements. Face à l’impossibilité de se réunir physiquement en toute sécurité, le législateur a dû intervenir à plusieurs reprises pour permettre la continuité des prises de décision, instaurant un régime dérogatoire qui, après plusieurs prolongations, a de nouveau été activé pour faire face à la persistance du contexte pandémique.

Contexte des mesures exceptionnelles pour les assemblées générales

Un cadre législatif évolutif face à la crise

Dès le début de la pandémie, le gouvernement a mis en place des dispositifs d’urgence pour assurer la continuité de la gouvernance des personnes morales et des syndicats de copropriétaires. L’ordonnance du 25 mars 2020 a été le premier texte fondateur, autorisant le recours massif à la visioconférence et à la consultation écrite pour les assemblées et les organes de direction. Ce régime, initialement temporaire, a été prolongé à plusieurs reprises pour s’adapter aux vagues successives de l’épidémie. La loi n° 2021-689 du 31 mai 2021 avait ainsi étendu ces facilités jusqu’au 30 septembre 2021, dans l’espoir d’un retour à la normale.

La nécessité d’une nouvelle intervention législative

Toutefois, la reprise épidémique de l’hiver a contraint les pouvoirs publics à réactiver un arsenal juridique exceptionnel. La loi du 22 janvier 2022, visant à renforcer les outils de gestion de la crise sanitaire, a réintroduit des dispositions spécifiques pour la tenue des assemblées générales. Ce texte reconnaît que les contraintes sanitaires, telles que les jauges et les gestes barrières, rendent l’organisation des réunions physiques complexes, voire impossible, justifiant ainsi un retour à des modalités dérogatoires pour garantir que les décisions essentielles puissent être prises sans mettre en péril la santé des participants.

Cette succession de textes illustre la difficulté à anticiper la durée de la crise et la nécessité pour le droit de faire preuve d’une grande agilité. Les mesures exceptionnelles sont devenues un outil récurrent pour naviguer dans un environnement incertain, soulevant des questions sur leur pérennisation partielle à l’avenir.

Impact de la pandémie sur l’organisation des assemblées

Les contraintes sanitaires et logistiques

L’organisation traditionnelle d’une assemblée générale repose sur la réunion physique des membres ou de leurs représentants dans un lieu unique. La pandémie a rendu ce modèle caduc du jour au lendemain. Les interdictions de rassemblement, les règles de distanciation physique et les jauges ont créé des obstacles logistiques majeurs. Pour de nombreuses copropriétés ou petites entreprises, trouver une salle suffisamment grande pour accueillir tous les participants en respectant les distances de sécurité s’est avéré être un véritable casse-tête, souvent coûteux et parfois impossible. Cette situation a paralysé les processus de décision, retardant l’approbation des comptes, le vote de travaux importants ou le renouvellement des mandats.

La fracture numérique comme défi majeur

Si la dématérialisation est apparue comme la solution évidente, elle a également mis en lumière la fracture numérique. Tous les actionnaires ou copropriétaires ne disposent pas d’un accès aisé à internet ou du matériel adéquat pour participer à une visioconférence. L’illectronisme, particulièrement présent chez les personnes âgées, constitue un frein important à la participation et un risque d’exclusion. Assurer l’égalité d’accès à l’information et au vote est devenu un enjeu crucial pour les organisateurs, qui ont dû jongler entre les solutions technologiques et les méthodes plus traditionnelles comme le vote par correspondance pour n’exclure personne. Il a fallu s’équiper rapidement, notamment d’un ordinateur portable performant ou d’une bonne webcam.

Ces défis ont forcé les syndics et les conseils d’administration à revoir entièrement leur approche, en intégrant de nouveaux outils et en développant une communication pédagogique pour accompagner les participants les moins à l’aise avec le numérique.

Les mesures de distanciation et de vote à distance

La généralisation du huis clos et de la visioconférence

Pour contourner l’impossibilité des réunions physiques, la loi a permis la tenue d’assemblées générales à huis clos, c’est-à-dire sans la présence physique des membres. Cette mesure radicale a été conditionnée à la mise en place de moyens de participation à distance. La visioconférence ou l’audioconférence s’est imposée comme le principal mode de participation en temps réel. Ces technologies permettent de préserver l’interactivité des débats, offrant la possibilité aux participants de poser des questions et d’intervenir oralement, simulant ainsi au mieux une assemblée traditionnelle. Pour cela, un bon équipement est nécessaire, comme un microphone de qualité.

Les alternatives pour garantir le droit de vote

Conscient que la participation en direct via des outils numériques n’est pas accessible à tous, le législateur a renforcé les modalités de vote alternatives. Les principales options mises en avant sont :

• Le vote par correspondance : il permet aux membres d’exprimer leurs votes en amont de l’assemblée via un formulaire papier ou électronique. C’est la solution la plus inclusive, mais elle manque de la spontanéité des débats.
• La délégation de vote (ou pouvoir) : les règles concernant les mandats ont été assouplies. La loi du 22 janvier 2022 a notamment relevé le plafond du nombre de pouvoirs qu’une seule personne peut détenir, le portant à 15 % des voix du syndicat des copropriétaires.

La combinaison de ces différentes modalités a permis de créer un système flexible, visant à maximiser la participation malgré les contraintes. Le tableau ci-dessous compare les avantages et inconvénients des principales modalités de participation à distance.

L’articulation de ces différents dispositifs a été essentielle pour maintenir la légitimité des décisions prises durant cette période exceptionnelle, dont les effets ont été prolongés par les textes les plus récents.

Prolongation des dérogations pour l’année en cours

Les nouvelles échéances fixées par la loi

La loi du 22 janvier 2022 a défini un nouveau calendrier pour l’application des mesures dérogatoires. La possibilité pour les syndics de copropriété de convoquer des assemblées générales entièrement dématérialisées, que ce soit par visioconférence ou par vote par correspondance exclusif, a été prolongée jusqu’au 31 juillet 2022. Cette date butoir a été choisie pour couvrir la période annuelle de forte tenue des assemblées générales, tout en laissant espérer un retour à des conditions plus normales pour la seconde moitié de l’année. Il est crucial de noter que tout changement dans les modalités d’organisation doit être communiqué aux copropriétaires au moins 15 jours avant la date prévue de l’assemblée.

La prolongation automatique des mandats

Une autre mesure phare de cette loi concerne la continuité des organes de gestion. Pour éviter les situations de blocage dues à l’impossibilité de réunir une assemblée pour procéder à leur renouvellement, le législateur a prévu une prolongation automatique. Ainsi, les mandats des syndics et des membres du conseil syndical qui arrivaient à expiration entre le 1er janvier 2022 et le 15 février 2022 ont été automatiquement prolongés jusqu’au 15 avril 2022. Cette disposition a offert un répit précieux aux copropriétés, leur donnant le temps nécessaire pour organiser le vote dans des conditions adaptées, sans risquer une vacance de gouvernance préjudiciable à la bonne gestion de l’immeuble.

Ces prolongations, bien que nécessaires, ont reporté une charge de travail importante sur les gestionnaires et les instances de gouvernance, qui ont dû composer avec un agenda réglementaire mouvant et des attentes fortes de la part des parties prenantes, y compris des autorités de régulation.

Le rôle de l’AMF dans la gestion des procédures exceptionnelles

Les recommandations pour les sociétés cotées

Si les mesures législatives ont largement concerné les copropriétés, l’Autorité des marchés financiers (AMF) a joué un rôle de premier plan pour les sociétés cotées en bourse. Dès le début de la crise, le régulateur a publié des communiqués et des recommandations pour guider les entreprises dans l’organisation de leurs assemblées générales. L’AMF a fortement encouragé le recours au huis clos et a insisté sur la nécessité de compenser l’absence de participation physique par un renforcement de l’information et des possibilités d’interaction en amont et pendant l’assemblée. Elle a notamment plaidé pour la mise en place de plateformes de questions-réponses écrites et la retransmission intégrale des débats en direct et en différé.

Garantir la transparence et le dialogue actionnarial

L’objectif principal de l’AMF a été de préserver les droits des actionnaires et d’assurer la transparence, même dans un format dégradé. L’autorité a veillé à ce que le dialogue actionnarial, pilier de la gouvernance d’entreprise, ne soit pas sacrifié sur l’autel des contraintes sanitaires. Elle a rappelé aux sociétés leur devoir de répondre de manière substantielle aux questions écrites posées par les actionnaires et a encouragé les présidents de séance à jouer un rôle actif pour relayer les préoccupations des investisseurs. Cette vigilance du régulateur a été essentielle pour maintenir la confiance des marchés et légitimer les décisions prises dans ce contexte inédit.

L’expérience acquise sous l’égide de l’AMF pourrait d’ailleurs inspirer durablement les pratiques de gouvernance, poussant vers des modèles d’assemblées plus interactifs et ouverts, même après la fin de la crise.

Perspectives d’avenir pour l’organisation des assemblées générales

Vers une hybridation durable des assemblées ?

La crise sanitaire a agi comme un formidable accélérateur de la transformation numérique des assemblées générales. L’expérience forcée de la participation à distance a levé de nombreuses réticences et démontré les avantages de ces formats : réduction des coûts et de l’empreinte carbone liés aux déplacements, participation facilitée pour les membres éloignés géographiquement, et potentiellement un rajeunissement et un élargissement de l’audience. Il est donc probable que l’avenir ne soit pas un simple retour en arrière. Le modèle de l’assemblée hybride, combinant participation physique et participation à distance, pourrait s’imposer comme la nouvelle norme. Il offre le meilleur des deux mondes, en préservant le lien social de la réunion physique tout en offrant la flexibilité du numérique.

Les défis réglementaires et technologiques à venir

Cette transition vers des modèles hybrides ou entièrement numériques ne se fera pas sans défis. Sur le plan réglementaire, il sera nécessaire d’adapter durablement le cadre légal pour sécuriser ces pratiques au-delà des régimes d’exception. Des questions sur la vérification de l’identité des votants à distance, la sécurité des plateformes de vote électronique et l’égalité de traitement entre les participants physiques et distants devront trouver des réponses claires. Technologiquement, les prestataires devront continuer à innover pour proposer des solutions toujours plus fiables, sécurisées et ergonomiques, capables de gérer des milliers de connexions simultanées tout en garantissant l’intégrité du scrutin. Le choix d’un bon matériel, comme une tablette tactile, deviendra de plus en plus courant pour participer à ces événements.

La période que nous avons traversée a été un test de résilience pour la gouvernance des organisations. Les leçons apprises façonneront sans aucun doute les pratiques de demain, vers des assemblées générales plus inclusives, plus efficaces et plus modernes.

La crise sanitaire a contraint le législateur à adapter en urgence les règles de tenue des assemblées générales, favorisant massivement la dématérialisation pour assurer la continuité des décisions. Ces mesures exceptionnelles, prolongées à plusieurs reprises, ont mis en lumière les défis logistiques et la fracture numérique, tout en accélérant une transformation profonde des pratiques. L’expérience acquise durant cette période laisse entrevoir un avenir où les formats hybrides, mêlant présentiel et distanciel, pourraient devenir la norme, à condition que le cadre juridique et les solutions technologiques évoluent pour sécuriser et démocratiser ces nouvelles formes de démocratie participative.